KI · Region Eifel & Mosel
Künstliche Intelligenz spart im kleinen Betrieb dort Zeit, wo täglich dieselben Handgriffe anfallen: Rechnungen ablegen, Mails beantworten, Angebote schreiben, Anrufe annehmen. Ich zeige Ihnen, was davon bei Ihnen wirklich funktioniert – und richte es so ein, dass Ihre Daten bei Ihnen bleiben.
Typische Situationen
Ablauf
Leistungen
Seit 2025 muss jeder Betrieb E-Rechnungen (XRechnung, ZUGFeRD) empfangen können. Ich richte den Empfang ein, lasse eingehende Rechnungen automatisch erkennen, benennen und im Dokumentenarchiv ablegen – durchsuchbar und fertig zur Übergabe an den Steuerberater.
Belege aus Mail oder Scanner werden erkannt, verschlagwortet und abgelegt – Schluss mit der Sonntagsbuchhaltung, Suche nach Lieferant, Betrag und Datum in Sekunden.
Microsoft Copilot, ChatGPT oder Claude so eingerichtet, dass Angebote, Mahnungen, Kundenmails und Stellenanzeigen in Ihrem Ton in Minuten stehen – mit Vorlagen für Ihre typischen Fälle.
Wenn niemand abnimmt, nimmt ein Assistent den Anruf entgegen, erfasst Anliegen und Rückrufnummer und schickt Ihnen die Zusammenfassung – angebunden an Ihre Telefonanlage.
Verträge, Protokolle, Handbücher und Mails in einem Archiv, das Fragen in ganzen Sätzen beantwortet: „Welche Garantie hat die Heizung bei Kunde Müller?“
Kundendaten gehören nicht in Gratis-Tools. Ich setze auf Microsoft 365 im eigenen Tenant, EU-Rechenzentren oder lokale Modelle auf Ihrem Server – je nachdem, was die Daten erfordern.
Häufige Fragen
Die Pflicht zum Empfang gilt seit 2025 für alle. KI macht daraus einen Vorteil: Statt die XML-Rechnung mühsam zu öffnen, wird sie automatisch gelesen, lesbar dargestellt, abgelegt und für den Steuerberater vorbereitet. Aus einer lästigen Pflicht wird gesparte Zeit.
Gerade dort. Große Firmen haben Personal für Verwaltung – im kleinen Betrieb macht das der Chef abends. Wenn Belegablage und Angebote pro Woche zwei Stunden sparen, ist das schnell mehr wert, als die Einrichtung kostet.
Nicht, wenn man es richtig aufsetzt. Innerhalb von Microsoft 365 bleiben Daten in Ihrem Tenant mit Auftragsverarbeitungsvertrag; für sensible Unterlagen gibt es Modelle, die komplett auf Ihrem eigenen Server laufen. Ich sage Ihnen vorher, welche Daten wohin gehen.
Deshalb bleibt der Mensch die letzte Instanz. Ich richte Abläufe so ein, dass die KI vorbereitet und Sie freigeben. Nichts geht ungeprüft an Kunden oder ans Finanzamt.
Kontakt
Kurz schildern, worum es geht – Sie bekommen eine ehrliche Einschätzung, was sinnvoll ist und was es ungefähr kostet. Der Erstkontakt ist unverbindlich.